Cambiare agenzia senza perdere il sito e gli account è possibile, ma solo se sai in anticipo di chi sono davvero. Cosa controllare, come tenere in mano la proprietà dei tuoi accessi, e come tagliare i ponti senza rimetterci il lavoro di anni.
Rispondi al volo, senza andare a controllare. Di chi è il dominio del tuo sito? Chi ha le password dell'hosting? E l'account Google da cui gestisci la scheda su Maps, chi può cancellarlo domani? Se anche solo su una di queste hai esitato, sei nella stessa posizione di tante piccole imprese che scoprono la risposta nel momento peggiore, quando decidono di cambiare fornitore e si accorgono di non avere in mano niente.
Ho letto in questi giorni lo sfogo di un piccolo imprenditore che va avanti da tre anni con un consulente SEO. All'inizio funzionava, poi da qualche mese i contatti buoni sono spariti, il modulo del sito riceve solo spam e del lavoro mensile non c'è traccia, se non un paio di post sul profilo Google. Quando prova a dire che così non può più pagarlo, il consulente si offende e a un certo punto minaccia: se te ne vai, prendo un tuo concorrente di zona e ti supero. La sua domanda, in fondo, è una sola: posso ancora proteggere il mio sito e i miei account, o sono in mano sua? (lo trovi nel thread originale su Reddit).
È una scena che vedo spesso, e quasi sempre il guaio nasce mesi prima, il giorno in cui si è firmato senza chiedersi una cosa banale: tutto questo, alla fine, a nome di chi è?
Di chi sono davvero il tuo dominio, il sito e gli account?
Facciamo ordine, perché «il sito» è in realtà una pila di pezzi separati, e ognuno ha un proprietario. C'è il dominio, cioè il tuo indirizzo, quello che la gente digita per trovarti. C'è l'hosting, lo spazio dove il sito vive. C'è il sito vero e proprio, con i suoi contenuti. E poi ci sono gli account che da soli pesano quanto il sito: il profilo Google dell'attività, quello di Google Analytics, la Search Console, i profili social, la piattaforma delle newsletter.
Il punto è che ognuna di queste cose può essere intestata a te oppure a chi te l'ha creata. E fa una differenza enorme. Se il dominio è registrato con la mail dell'agenzia, quel dominio resta loro, per quanto ci sia scritto sopra il nome della tua impresa. Se l'hosting è dentro il loro account, il giorno che ve ne andate ognuno per la sua strada, il sito resta ostaggio. Ho visto imprenditori bravissimi nel loro mestiere ritrovarsi senza poter mettere mano al proprio sito, semplicemente perché nessuno gli aveva spiegato che quelle chiavi andavano tenute in tasca loro fin dal primo giorno.
La regola che do sempre è una: le fondamenta le intesti a te. Dominio e account principali vanno registrati con una mail della tua impresa, che controlli tu, tipo [email protected]. Poi dai accesso a chi lavora per te. Ma la serratura resta tua.
Account Google Business: meglio dare il ruolo gestore o proprietario?
Qui conviene fermarsi, perché il profilo Google della tua attività è spesso il canale che ti porta più clienti di zona, e insieme quello che le imprese controllano di meno. Google distingue due ruoli. Il «proprietario» (owner) può fare tutto: modificare, aggiungere altre persone, e persino cancellare la scheda o passarne la proprietà a qualcun altro. Il «gestore» (manager) può curare la scheda, rispondere alle recensioni, pubblicare, ma non può buttarti fuori né sparire portandosela via.
La conseguenza è semplice. Il proprietario principale deve essere una tua mail, quella sul tuo dominio, la stessa collegata ad Analytics e alla Search Console. All'agenzia o al freelance dai il ruolo di gestore, che gli basta per lavorare bene senza metterti a rischio. Se un fornitore ti chiede di diventare «proprietario» del tuo profilo Google, quello è già un campanello: te lo spiega bene anche la guida ufficiale di Google Business Profile. Non c'è nessun motivo serio per cui debba tenere lui la chiave di casa tua.
Quando cambiare fornitore web: i segnali da non ignorare
Prima ancora di parlare di come si cambia, conviene riconoscere quando è ora di farlo. Alcuni segnali tornano sempre uguali.
Il primo è l'opacità. Se chiedi cosa è stato fatto questo mese e ricevi risposte vaghe, o un report che non capisci e che non porta a nessun numero concreto, qualcosa non torna. Un buon fornitore ti spiega cosa fa e perché, con parole tue.
Il secondo è la sparizione dei risultati senza spiegazioni. Capita che i numeri calino, il mercato cambia, gli algoritmi pure. Ma chi lavora bene te lo dice prima che te ne accorga tu, e propone una strada. Chi lavora male aspetta che sia tu a lamentarti.
Il fornitore ti minaccia se cambi: cosa fare
Poi c'è il segnale più brutto di tutti, quello del consulente della storia di prima: la minaccia. «Se mi lasci, vado dal tuo concorrente e ti supero.» Chi ti dice una frase così ti sta dicendo due cose in una. Che considera i risultati una cosa sua, da tenersi in tasca, e che è disposto a usarli contro di te. Una persona seria, quando un rapporto finisce, ti consegna gli accessi e ti augura buona fortuna. Il resto è fumo, e spesso serve solo a spaventarti perché tu non te ne vada. La buona notizia è che, se le chiavi le hai in mano tu, quella minaccia vale molto meno di quanto sembri.
Come cambiare agenzia senza perdere il sito
Mettiamo che ci sei dentro e vuoi uscirne bene. Prima di annunciare qualsiasi cosa, riprenditi il controllo in silenzio. Verifica a nome di chi è registrato il dominio e, se serve, fallo intestare alla tua impresa. Assicurati di essere tu il proprietario principale del profilo Google, di Analytics e della Search Console. Fatti dare, o cambia tu, le password dell'hosting e del pannello del sito.
Poi porta a casa quello che è tuo prima di chiudere. I contatti raccolti, la lista delle mail, i file grezzi dei video e delle grafiche, gli storici delle campagne: sono lavoro pagato da te, e devono restare a te. Solo dopo, con tutto in mano, comunichi la fine del rapporto. L'ordine conta: prima le chiavi, poi l'addio.
E la volta dopo scegli con più attenzione, perché adesso sai quali domande fare prima di firmare. Su come riconoscere chi sa fare da chi vende solo fumo ho scritto un pezzo apposta, Come scegliere un'agenzia di comunicazione senza farti fregare.
Perché la proprietà degli account protegge la tua impresa
Ti lascio con l'idea da cui parte tutto. Cambiare agenzia non dovrebbe mai essere un salto nel buio, e non lo è quando la tua presenza online è intestata a te. Il dominio, il sito, il profilo Google, i dati dei clienti: sono il patrimonio digitale della tua impresa, e conviene trattarli con la stessa cura con cui tieni le chiavi del negozio. Tenerli al sicuro è anche un modo per rispettare chi si fida di te, un tema di cui parlo in Proteggere i dati dei clienti è una promessa di fiducia. Se oggi non sapresti dire di chi sono i tuoi account, comincia da lì. È mezz'ora di lavoro noioso che un giorno potrebbe salvarti l'attività.
